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Modelo de Negocio Basado en Procesos

Publicada: Jueves, 02 de Julio 2015




 
 
Cuando pensamos emprender un negocio comenzamos plasmando en notas lo primero que nos viene a la mente sobre el tema, comentamos la idea con algunas personas de confianza, hacemos un esbozo de la idea o producto, tal vez un prototipo para mostrarlo a clientes potenciales y buscamos que sea factible, para tener seguridad en lo que pretendemos iniciar. 
 
En ocasiones nos acercamos a alguien más en busca de asesoría para mejorar la idea, podemos incluso llegar a desarrollar un plan de negocios que nos ayude a aterrizar el cómo podemos convertir la idea en negocio, cómo se comportará la empresa en los próximos 3 o 4 años, su flujo de efectivo, qué necesitamos para llegar al punto de equilibrio, el marketing necesario entre otras cosas y así tal vez buscar inversionistas. 
 
Si llevamos la idea de emprendimiento hasta este punto, estaremos dentro del 5% de las empresas mexicanas que cuenta con un plan de negocios a 3 años. Por lo tanto, en este punto tendríamos ya una ventaja competitiva, siempre y cuando las proyecciones financieras sean factibles
y decidamos emprender; como lo dijo Tom Hanks en El Código Da Vinci “La gente rara vez, ve lo que tiene delante, ¿No crees?”. 
 
¿Por qué un porcentaje tan pequeño de las empresas buscan desarrollar una Visión? Puede haber muchas razones, desconocimiento, falta de tiempo o simplemente lo postergamos. Sin embargo, una vez llegado el día en que nos decidimos a iniciar nuestro plan de negocios vienen los verdaderos retos. Se puede volver como un juego, donde tenemos que inventar una proyección de venta de un producto que aún no conoce el mercado, o peor aún, tenemos que saber la estrategia de venta para un mercado al que no conocemos. Esto suponiendo que sabemos muy bien cómo desarrollar nuestro producto. 
 
Al desarrollar el plan de negocios podremos darnos cuenta que un apartado nos pide que desarrollemos el proceso de producción o servicio, de manera que quede claro como lograremos la transformación de la materia prima en el producto terminado, así como la logística a seguir para entregar el producto o servicio al cliente. 
 
Es en este apartado donde quisiera detenerme un poco. Conocer el proceso de producción podemos verlo como un requisito indispensable, un tema que debemos “dominar”. Veamos que podemos sacar de provecho de este punto.
Al conocer paso a paso nuestro pro- ceso de producción, podemos definir con claridad al responsable de realizar cada tarea o actividad, la maquinaria y los recursos necesarios para realizar la actividad, el tiempo requerido en llevarla a cabo, los tiempos de espera para pasar de una actividad a otra, los traslados necesarios para desarrollar una actividad, etc. 
 
Estos datos nos dan entonces la capacidad de planear la producción al poder contar con información tan valiosa como capacidad máxima de producción, tiempo de producción, tiempo de entrega, etc., la cual nos puede servir para iniciar a tomar decisiones y pensar en cómo mejorar nuestro proceso y/o producto aún sin contar con la empresa funcionando. 
 
Asimismo nos llevan a conocer el personal necesario y maquinaria necesaria, costeamos nuestro pro- ceso de producción y por lo tanto nuestro producto. Información muy valiosa para nuestras proyecciones financieras. 
 
La actividad de conocer nuestro proceso de producción, hasta costear nuestro producto o servicio, es una actividad que de alguna u otra forma todos hacemos aun sin trabajar en el plan de negocios. 
 
¿Qué pasaría si vemos toda la empresa como un proceso integral?
En una empresa que apenas estamos creando, nuestro enfoque esta casi al 100% en el producto o servicio que queremos ofrecer, y muy poco volteamos a ver las necesidades adicionales que puedan presentarse para llevar la empresa o producción por buen camino. Por ejemplo: ¿Quién va a controlar la nómina?, ¿Qué prestaciones se van a ofrecer?, ¿Quién llevará la contabilidad y cálculo de impuestos?, ¿Cómo capacitaré al personal?, ¿Re- quiero de contratos de servicio para mis empleados, clientes o provee- dores?, ¿Qué información del cliente debo conservar para seguimiento?. 
 
Cada una de estas actividades afectan al producto o servicio que buscamos generar, de manera que si vemos a la empresa como un todo, estaremos prestando atención a actividades que en ocasiones los clientes valoran más que al mismo producto, como el servicio y la atención al cliente, o el servicio de post- venta. 
 
Este enfoque nos genera una visión más amplia de la empresa, nos ayuda a entender mejor su comporta- miento y por consecuencia podemos tomar mejores decisiones. 
 
Esta visión se vuelve un reto, ya que solo conocemos la manera de producir nuestro producto, y se nos dificulta dimensionar las necesidades que se puedan presentar para el logro de la producción. Sin embargo, al partir de este enfoque, cuando acudimos con alguien más en busca de consejo, no solo preguntaremos sobre su opinión del producto, o su producción, sino de las necesidades que requerimos en la empresa para operar eficientemente. De igual manera estas actividades podemos costearlas y mejorar aun más nuestras proyecciones financieras. 
 
Este enfoque no pretende que una empresa por iniciar cuente con todo un ejército de personal para atender los recursos humanos, administración, ventas, mantenimiento, búsqueda de nuevos mercados, etc. Pero si que cuente con las bases y claridad de cada uno de sus procesos de soporte para que quien los realice, los lleve a cabo de manera ordenada y más adelante no se convierta en un problema mayor a controlar, sino que tenga un crecimiento ordenado. 
 
Existen más beneficios de este enfoque integral, por ejemplo, nos damos una mejor idea de en qué momento debemos de contratar a una persona para realizar una actividad específica, al conocer su carga de trabajo y tiempos requeridos, esta persona contratada tendrá un orden sobre sus actividades o una base de como estuvimos trabajando la actividad y lo más importante es que no tuvimos que esperar a que se convierta en un problema para llamar a alguien más a que nos ayude a resolverlo. 
 
He recorrido un gran número de empresas realizando análisis en cada una de ellas, y un problema que se puede observar en el 80% de estas es la falta del enfoque integral en la empresa. 
 
En general, una empresa tiene una claridad alta sobre su proceso de producción o servicio, cuenta con el personal capacitado para realizar sus productos y los hace con un alto estándar de calidad.
 
El problema está en que el cliente observa otra situación. El cliente se da cuenta de que su pedido no fue entregado a tiempo, tal vez porque el control del inventario no se llevo correctamente y tuvimos que hacer un pedido urgente al proveedor, o simplemente porque la orden de pedido del cliente se traspapeló en su camino. 
 
O el cliente se da cuenta que en el anaquel de la tienda no hay disponible el producto que busca, revisa a ver quien lo puede ayudar y no encuentra a nadie que le de información, cuando lo encuentra unos pasillos más adelante tiene que esperar un poco más para que investigue si el producto lo tienen en bodega. Otro problema de servicio puede ser que el cliente llama por teléfono para hacer un pedido y nadie contesta. 
 
Este tipo de situaciones son las que en una encuesta de satisfacción de clientes afectan la evaluación y por lo tanto la percepción de los clientes, aun cuando nuestro producto es el adecuado, es lo que están buscando, y aún cuando somos un emprendimiento manejado por apenas 2 o 3 personas. 
Podemos ver otro ángulo del plan de negocios a 3 años en el caso de las franquicias. 
 
Cuando un emprendedor se decide por comprar una franquicia, obtiene los conocimientos del proceso o servicio, un plan de negocios o desarrollo de la franquicia con lineamientos muy claros de como operarla, como contratar personal, como capacitarlo, como adecuar las instalaciones, que colores utilizar, etc. Una visión integral. 
 
La estadística dice que 2 de 5 empresas logran superar sus primeros 3 años, en cambio en franquicias, 3 de 5 establecimientos logran superar sus primeros 3 años*. (Existen estadísticas que indican un porcentaje mucho mayor de éxito, pero tomaré datos conservadores). 
 
Existen grandes diferencias entre un modelo de franquicia, ya probado y exitoso, contra un emprendimiento innovador que desconoce la reacción del mercado. Sin embargo, utilizo el ejemplo solo como punto de referencia ya que existe una razón del por que una franquicia vende el proceso “know how” integral y no solo el producto o servicio. De hecho, en muchas ocasiones, los procesos de producción no son parte del “know how” que comparte, solo los procesos de comercialización, logística y control de la sucursal. 
 
Por lo tanto, podemos concluir que antes de arrancar con una empresa o emprendimiento hay mucho que hacer, y a pesar de que la empresa aun no esta produciendo y vendiendo, el generar este plan de negocios y visión integral de procesos ya es una ventaja competitiva la cual genera valor a la empresa. 
  
Ing. Jorge O. Patrón Camacho
Director General Vía Procesos.   





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